Multitasking la job şi costurile sale ascunse

Trăim și lucrăm în viteză, într-o lume aglomerată, unde o mulţime de lucruri se întâmplă în acelaşi timp. Ce să facem mai întâi?! Să finalizăm raportul care trebuie trimis urgent sau să-i răspundem colegului care a stabilit o întâlnire neplanificată și la fel de urgentă? Şi, cireașa de pe tort, toate astea se întâmplă în timp ce ne sună copilul, partenerul de viaţă, părinții sau reprezentantul de la bancă. Pentru mulţi dintre noi, multitaskingul este un mod de viață și de a ţine pasul cu evenimentele.

Ce înseamnă multitasking?

Pur și simplu, să faci mai multe activităţi în acelaşi timp. Multitasking-ul, însă, a fost și, din păcate, este privit în continuare ca un titlu de glorie: „Uite la câte sunt capabil să fac față!” Realitatea însă ne contrazice: avem doar senzaţia că facem și dregem mai multe în același timp. De fapt, noi nu suntem construiţi pentru multitasking. „Atenţia noastră este concentrată pe schimbarea rapidă a task-urilor şi nu ajungem să ne concentrăm cu adevărat pe nici unul dintre task-uri dacă le tot schimbăm”, spune doctorul în psihologie Guy Winch în cartea sa, „Primul ajutor emoţional”. Un simplu exemplu: întrerupem proiectul la care lucrăm şi citim ultimul mail pe care l-am primit. Dar nu, nu le putem face – nici măcar pe termen scurt – pe ambele în acelaşi timp. De aici vine termenul folosit în cercetare, și anume „task switching” şi nu multitasking.

Multitasking-ul este un obicei pe care-l plătim scump. Motivele?

• Ne încetineşte. Productivitatea în muncă scade cu până la 40% (Meyer, 2001)
• Ne stresează. Creşte nivelul stresului şi ne afectează negativ relaţiile
• Facem greşeli. Încercând să rezolvăm mai multe task-uri în acelaşi timp, facem mai multe erori
• Ne scade creativitatea. Asemenea performanței unui computer, multitasking-ul foloseşte mult din resursele memoriei de lucru şi asta ne diminuează gândirea creativă.

Câteva soluții

Fă un singur lucru o dată

Putem face un singur lucru o dată: mai exact spus putem coordona o singură activitate mentală în acelaşi timp – îl putem asculta pe colegul nostru sau putem răspunde la un email. Ori una, ori alta: câte un lucru pe rând. Unul singur. Altminteri, ne păcălim când credem că putem face două sau mai multe lucruri deodată.

Verifică emailul doar de câteva ori pe zi

„Ţi-am trimis un email, spune un coleg. Nu l-ai vazut?”, spune un coleg. „Nu, când l-ai trimis?”
„Acum 20 de minute.”
Conform Radicatti Group, o companie de cercetare în tehnologie, numărul de emailuri primite şi trimise în interes de serviciu este de aproximativ 125 pe zi. Asta înseamnă că durează în medie 64 de secunde să revii la task-ul la care lucrai, dacă te-ai oprit să citești un email. Pare puţin timp – 64 de secunde, dar gândeşte-te de câte ori se întâmplă asta de-a lungul unei zile de lucru? De aceea, este mai productiv să-ți verifici mailurile doar la anumite perioade de timp: dimineața, înainte de prânz ori la sfârşitul zilei. În felul ăsta nu eşti distras de emailurile care vin atunci când lucrezi efectiv. Bineînţeles, asta depinde şi de specificul jobului pe care-l ai: de exemplu, dacă lucrezi în vânzări, cu siguranţă va fi nevoie să-ți verifici mailurile de mai multe ori pe zi. Dar în nici un caz o dată la 10 minute.

Concentrează-te pe activităţile cu importante

Foloseşte regula 80/20: 20% din ceea ce facem ne oferă 80% din rezultate. Așadar, uneori, cădem în capcană şi avem impresia că a fi ocupat înseamnă a fi eficient. Greșit: cu cât suntem mai “ocupaţi”, cu atât îngrămădim mai multe activităţi într-o zi. Rezultatul? Vom fi mai puţin eficienţi. De aceea, identifică cele 20% din taskurile care au un impact real şi fă-le bine. Câte unul pe rând.

Programează întâlniri cu tine

La fel cum stabilești întâlniri cu clienții sau colegii, programează-ți întâlniri şi cu tine, așa încât să poţi lucra liniştit. Ignoră orice îți poate distrage atenția (emailuri, telefoane, întâlniri sau task-uri neprogramate) în perioada de timp pe care ai stabilit-o. Și, ca să nu fii deranjat, poţi comunica colegilor un interval zilnic în care lucrezi efectiv şi nu doreşti să fii întrerupt.

În concluzie, multitaskingul nu e vreo calitate pe care să o trecem în CV. Ci, mai degrabă, un obicei care în mod sigur nu ne ajută. Ușor de zis, greu de făcut. Dar, ca să diminuăm multitaskingul, e nevoie în primul rând să acceptăm că nu este eficient. Punct.

Suntem curioşi să aflăm care este părerea ta despre multitasking şi ce rol joacă în viaţa ta.